Les CMS : le workflow en prime, mais une fiabilité à tester

Les CMS, ainsi dénommés pour des raisons purement marketing, mais dont la fonction se comprend mieux avec l’acronyme GED, apportent des notions de workflow et de gestion des liens qui s’avèrent précieuses lorsque l’on gère des documents modulaires.

S’ils utilisent des formats monolithiques tels que FrameMaker, les rédacteurs techniques peuvent utiliser des CMS tels que SharePoint, Alfresco ou consorts pour :

1. télécharger sur leur disque dur une copie locale des fichiers partagés,
2. effectuer leurs modifications sur la copie locale,
3. déposer la copie modifiée sur le dépôt central.

Cette solution est plus satisfaisante que le partage sur un simple serveur de fichiers, ne serait-ce que parce que la fréquence à laquelle les fichiers transitent sur le réseau est bien moindre [1]. Il est cependant toujours nécessaire de verrouiller les fichiers en cours de modification, ce dont se charge le CMS.

Originellement destinés aux documents monolithiques, de nombreux CMS prennent aujourd’hui en compte la modularisation des documentations techniques. Des solutions telles que DocZone ou Componize, cette dernière bâtie sur Alfresco, sont par exemple explicitement destinées à gérer des documentations modulaires basées sur l’architecture XML DITA XML.

Mais comment croire que ces solutions, qui sont fréquemment disponibles sous de nouvelles versions, marketing oblige, sont toutes d’une fiabilité optimale ?

J’aurais quelques scrupules, et quelques inquiétudes, sur le fait de leur confier entièrement la gestion et l’archivage des fichiers sources de la documentation. Une sélection rigoureuse de la solution s’impose, associée à une procédure de sauvegarde et de restauration éprouvée.

Notes

[1]	À chaque dépôt du fichier sur le CMS, et non à chaque enregistrement de son travail par le rédacteur technique.