Gérer son contenu DITA XML avec ou sans CMS ?

L’architecture DITA XML ne propose pas de mécanisme de workflow documentaire natif. Les workflows sont pourtant un élément important d’un processus efficace de gestion du cycle de vie du contenu.

Les CMS gèrent également les métadonnées, ce qui permet une recherche plus efficace de l’information existante, et les rétroliens [1].

La plupart des entreprises sont réticentes à mettre en place des CMS, outils dédiés aux workflows. Elles ont d’ailleurs parfois connu des échecs de mise en place de telles solutions part le passé.

De plus, l’un des grands avantages de DITA XML, c’est de s’intégrer directement dans le système d’information en place. Chez les éditeurs de logiciels, notamment, rien de plus facile que de venir se greffer sur le système de gestion des sources en place, qu’il s’agisse de Git [2], de Subversion ou de SourceSafe. À budget quasi nul. Raison de plus pour ne pas investir du temps et de l’argent dans un CMS. Les gains de productivité spectaculaires reportés par certaines entreprises suite à la mise en place d’un CMS DITA XML ont cependant de quoi faire réfléchir. Ainsi, Epson America a pu réutiliser jusqu’à 90 % du contenu existant sur de nouveaux projets.

Si l’on opte pour un CMS, celui-ci doit clairement supporter DITA XML : on ne gère pas un jeu de briques d’information comme un document monolithique. Adieu donc SharePoint ou Alfresco, il faut se tourner vers des solutions dédiées telles que Componize ou DocZone.

Quel que soit le choix initial, il est possible à tout instant de changer de stratégie, sans remettre en cause l’existant. L’architecture DITA XML n’est en effet liée à aucun référentiel particulier. Rien n’interdit donc de commencer à gérer ses projets sans CMS, puis d’avoir recours à une telle solution si les bénéfices de ce choix deviennent manifestes.

Notes

[1]Le rédacteur technique peut ainsi voir où un élément d’information est inclus ; lors de la mise à jour de cet élément, il peut alors juger si l’élément modifié sera toujours valable dans les différents contextes.
[2]Il est possible, quoiqu’un peu complexe, de mettre en place des workflows sous Git via des branches.